En el moment que el professional de l’EBAS fa la primera entrevista, s’inicia la intervenció social amb la persona i/o família, i serà aquest professional qui obrirà un nou expedient.
L’Expedient a Hèstia és alhora una eina de registre de l’atenció que realitzen els professionals de serveis socials i de seguiment de tota la intervenció realitzada fins al moment, amb independència del professional que hagi realitzat el registre.
Sempre que el professional faci un bon ús d’aquest registre, pot esdevenir un suport bàsic per al desenvolupament de les futures intervencions a realitzar.
Així, la primera vegada que la persona sigui atesa per un professional tècnic, aquest haurà de crear l’expedient, recollint tant les dades identificatives de l’expedient (caràtula de l’expedient i persones vinculades), com les que el professional consideri oportunes i indispensables per tal de recollir i plasmar la demanda de la persona, la seva situació i necessitats, les possibles prestacions, les actuacions i els acords que determinaran la intervenció del professional i del servei.
Tant si la persona a qui s’atén arriba al servei per iniciativa pròpia, com si aquesta prové derivada per un altre servei (servei extern), el primer que farà el professional és obrir un nou expedient.
En el cas que la persona hagi estat derivada per un altre servei, és de vital importància, en el moment d’atendre la persona i registrar qualsevol dada a Hèstia, disposar de la informació o documentació traslladada pel servei derivant.
Per crear un expedient cal que, des del Cercador, es premi sobre el botó “Crear expedient”.
Seguidament, el programa mostrarà la pantalla del formulari d’expedient.
Aquesta pantalla es divideix en dos finestres:
- Caràtula de l’expedient
- Registre de les persones (vincular persones) i de la intervenció
Caràtula de l’expedient
Aquesta és la primera part de l’expedient, on es generarà el número de l’expedient (sempre correlatiu al creat amb anterioritat – el compte, automàtic, comença a l’inici de cada any i finalitza el darrer dia-) i altres dades com el sector, subsector, nom familiar de l’expedient, procedència, situació de l’expedient i nivell de risc, l’equip i professional de referència de l’expedient.
Tots els camps inclosos en aquest apartat són preconfigurats i, per tant, només caldrà “escollir” l’opció que s’ajusti a la realitat, excepte el camp “Nom de l’expedient” que el professional ha de registrar manualment. Tant per emplenar aquest camp, com el de “Situació de l’expedient” i “Grau de Risc”, és important el consens de tot el servei per tal que tots els professionals registrin seguint uns criteris comuns.
Una vegada omplerts tots els camps de la caràtula, s’ha d’apretar el botó “Guarda”. En aquest moment Hèstia generarà el número d’expedient automàticament, amb l’estat “obert”, recollint la data i hora de creació.
Les dades que cal introduir són:
- Situació de l’Expedient: situació de l’expedient segons el moment del procés d’atenció d’aquella persona/família. Recull la possibilitat de tipificar-ho per: sense assignar, acollida, seguiment, tractament.
- Grau de risc: valoració en relació a la situació de risc d’aquella persona o de la unitat familiar. Inclou: sense valorar, vulnerabilitat, risc, alt risc.
- Sector: municipi al que pertany l’expedient.
- Subsector: permet definir si, dins del sector escollit, l’expedient està assignat a alguna subdivisió territorial més concreta.
- Nom familiar: text que serveix per identificar l’expedient de forma complementària al número d’expedient. Sovint s’utilitzen els cognoms de la família.
- Procedència del cas: defineix quin és l’origen del cas.
- Tipus de família: composició del nucli familiar de les persones de l’expedient.
- Residència del nucli familiar: defineix de manera molt general on viuen les persones incloses a l’expedient.
- Observacions: camp de text de lliure disposició per al professional.
Important recordar que una vegada complimentada aquesta informació, cal prémer el botó “Guarda”. Amb aquesta acció s’enregistra el nou expedient i se li assigna automàticament un número, que es mostrarà a la part superior esquerra de la finestra.
A partir d’aquest moment, ja es podran vincular les persones que formaran part d’aquest expedient i registrar la informació relacionada amb l’atenció i la intervenció social.
Accedir a l’expedient creat
Una vegada l’expedient ja està creat, s’hi pot accedir al mateix per 2 vies:
- Cercador expedients: cliclant la casella de verificació “Expedients”, i fent la cerca utilitzant els camps disponibles.
- Cercador persones + pestanya de Traçabilitat: probablement es recorda el nom de la persona abans que el número de l’expedient, o el nom familiar registrat. Hèstia permet accedir a l’expedient d’una persona usuària a través de la seva fitxa personal i, concretament, des de la pestanya “Traçabilitat”.
