En aquesta pestanya s’associen les fitxes d’una o més persones, amb les què s’intervindrà des del servei, a l’expedient. Aquest procés es porta a terme mitjançant la pestanya de “Persones vinculades”, prement sobre el botó “Vincula”. Aquest botó obrirà el cercador, des d’on es poden buscar i seleccionar les fitxes personals que s’afegiran en aquest apartat.
La primera persona que s’inclogui a l’expedient constarà com a “Persona Principal” d’aquest expedient, és a dir, la persona principal de l’objecte de l’actuació o de referència. Tot i això, en qualsevol moment es pot modificar aquesta característica, sempre que hi hagi més persones vinculades, prement sobre el tipus de relació de la persona que cal modificar. Posteriorment, per a cadascuna de les fitxes que s’afegeixin, caldrà escollir quin tipus de relació té amb la “Persona Principal”, quedant així definides les relacions familiars.
Per poder afegir/vincular qualsevol persona a l’expedient, cal prèviament, haver registrat la seva fitxa personal. En cas que en el moment de vincular altres persones a l’expedient, i quan només es disposi de la fitxa personal de la persona principal, caldrà que el professional que crea l’expedient, generi, en conseqüència, la resta de fitxes personals de les persones a vincular (*recordar que és necessari disposar del Full de Consentiment de dades de tota persona registrada a Hèstia).
1.- Seleccionar la pestanya de “Persones vinculades”
2.- Clicar el botó “Vincula”
3.- Cercar la persona a vincular utilitzant el camps disponibles
4- Seleccionar la persona a vincular
Seguidament caldrà afegir la resta de persones amb les què s’intervindrà, tant si és la persona receptora directe de la intervenció, com beneficiària (que la intervenció del professional l’afectarà en algun moment del procés).
En qualsevol moment, i clicant sobre la persona vinculada a l’expedient, s’accedirà directament a la seva fitxa personal.
Una vegada ja s’han vinculat totes les persones amb les què es treballarà a l’expedient, es pot iniciar el registre de la demanda, situació, actuacions, i/o prestacions amb la botonera habilitada d’“Actuacions”, “Demandes”, “Problemàtiques”, Recursos”, i “Tràmits”, així com els acords de treball a través de la pestanya “Pla d’Intervenció”.
Per poder registrar l’atenció i la intervenció porfessional s’ha de clicar sobre “Afegir” i escollir el tipus d’atenció que es realitza:
- Nova Actuació: obre el formulari de creació d’una actuació, en el què la fitxa hi constarà com a persona relacionada, entenent com a tal l’individu beneficiari o afectat per les accions que emprèn el treballador social.
- Nova Demanda: permet la creació d’una demanda de la persona relacionada.
- Nova Problemàtica: crea una problemàtica de la persona relacionada.
- Nou Recurs: crea un nou recurs per a la persona relacionada.
- Nou Tràmit: permet la creació d’un tràmit per a la persona relacionada.
Seleccionant vàries persones integrants de l’expedient, mitjançant l’opció “Selecció” que es troba a l’esquerra de cada persona vinculada, es pot fer un registre simultani per a les persones seleccionades:
Un cop registrats, el professional pot accedir a la informació mitjançant les pestanyes relacionades amb les actuacions, demandes, Problemàtiques, Recursos i Tràmits. Si s’ha fet el registre simultàni per a més d’un integrant de l’expedient per exemple d’un recurs, a la pestanya “Recursos” es veurà un recurs a nom de cadascuna de les persones seleccionades.
L’estat d’una persona en un expedient concret pot ser “Actiu” o “Inactiu”. Per altra banda, hi ha un tercer estat “Èxitus” que no es pot modificar des de l’expedient, ja que ve determinat per la fitxa personal (veure informació del camp “Estat” de la Fitxa Personal).
- Actiu: persona involucrada en l’expedient, ja sigui com a beneficiari, interlocutor, etc.
- Inactiu: persona que va formar part de l’expedient, però que ja no hi està implicada (es recomana no desvincular de l’expedient, ja que històricament en va formar part i pot haver estat beneficiari de recursos,… en el marc d’aquest expedient). Pot tenir altres expedients de SSB, individuals o formant part d’altres nuclis familiars.
- Èxitus: indica la defunció d’una persona.
Tots aquests estats es representen gràficament amb botons situats a la primera columna de la taula de persones vinculades. Per canviar d’estat qualsevol fitxa, ja sigui d'”Actiu” a “Inactiu” o a l’inrevés, només cal prémer el botó d’estat de la filera adient.