En el moment que la persona usuària ja disposa de la cita amb el/la professional de referència, sigui aquest/a d’acollida o no, aquest /a professional durà a terme l’entrevista a l’usuari/a o a la família, per tal de conèixer la seva situació i poder valorar quina ha de ser la intervenció a realitzar, sigui d’atenció, tractament, gestió, … .
A Hèstia, la pestanya d’actuacions és l’espai reservat per recollir gran part de la intervenció del professional, possibilitant el recull d’entrevistes realitzades i, alhora, esdevé l’espai que fonamenta la valoració de determinades situacions de problemàtiques, de prescripció de recursos, de gestió de tramitacions, o la determinació d’establir un pla de treball.
Depenent de la forma en què s’han donat d’alta, les actuacions es classifiquen com:
- Manuals: les enregistren directament els professionals i fan referència a intervencions realitzades.
- Automàtiques: les crea directament el programa, en obrir o tancar un expedient, registrar un tràmit (es genera una actuació de tramitació,…), o bé al registrar una prestació (recurs) i canviar l’estat a concedit.
Es pot seleccionar entre diferents tipus d’actuacions:
- Coordinació: permet coordinar-se amb altres serveis i entitats en el marc de la intervenció a realitzar.
- Derivació: en el cas que s’orienti a una persona cap a un altre servei o entitat que pugui donar resposta a la seva demanda/necessitat.
- Informació: el professional dóna a conèixer dades en relació amb un tema concret i/o sobre els recursos a l’abast de la persona.
- Orientació i assessorament: el professional suggereix a la persona els recursos o les accions a realitzar més adequats per respondre a les necessitats plantejades.
- Tramitació: s’inicia un procés administratiu per accedir a un recurs o servei concret.
- Valoració: diagnòstic social de les situacions, tant personals, com familiars.
Registrar una actuació
Per registrar una nova actuació, el/la professional ha de prémer sobre “Afegir”. Seguidament s’obrirà un desplegable. S’haurà de seleccionar “Nova Actuació”.
En el cas que l’actuació s’adreci a més d’una persona de l’expedient, caldrà seleccionar-les clicant la casella de verificació “Selecció”, que es troba al costat esquerra del nom de la persona. Seguidament, la botonera situada sobre l’espai de les fitxes vinculades s’activarà. Des d’aquí, i havent seleccionat prèviament el botó “Actuacions”, el professional podrà omplir l’actuació, la qual es registrarà a totes les persones que s’hagi seleccionat (aquesta funcionalitat es pot aplicar al registre “massiu” d’actuacions, demandes, problemàtiques i/o recursos.)
Per a crear correctament una actuació caldrà omplir, com a mínim, tots els camps obligatoris del formulari, que quedaran assenyalats amb un signe d’exclamació vermell si encara no han estat complimentats.
L’espai de registre d’una actuació té tres parts:
1.- Caràtula de l’actuació: recull l’espai en el què es relaciona la persona usuària, el professional, el temps, el motiu de l’entrevista i el tipus d’actuació que realitza el professional com a resposta immediata i, per tant, l’actuació que desenvolupa. La caràtula de l’expedient compren els camps de:
*Camp obligatori
- Persona relacionada (objecte de la intervenció). Persona beneficiària o afectada per l’actuació dels treballadors socials.
- Data i hora de l’actuació
- Hores (temps dedicat)
- Professional d’alta: el programa el crea per defecte. No és modificable.
- Professional responsable de l’actuació. Aquest camp és modificable i, tot i que en un inici el programa per defecte l’ompli amb el nom del professional que està registrant l’actuació, aquest podrà modificar-ho.
- Lloc on es realitza l’actuació*
- Tema – Descripció de l’actuació*. Per registrar correctament aquest camp, s’orienta als professionals que en fan ús a consensuar criteris comuns de registre dins del mateix servei o Àrea Bàsica.
- Actuació – Tipus d’actuació*. Hèstia només permet seleccionar un tipus d’actuació. Tot i això, cal recordar que el programa registra actuacions automàtiques, per tant, l’actuació de tramitació la podrà generar directament si el professional registra un tràmit a la persona.
- Àmbit* – relació d’àmbits temàtics recollits pel Departament de Treball, Afers Socials i Famílies. Cal seleccionar l’àmbit de l’objecte de l’actuació. (Ex. si el professional atén a una dona en situació de violència, l’àmbit a seleccionar serà “Dona”, en canvi si el professional atén a una dóna amb una problemàtica econòmico-familiar, seleccionarà l’àmbit de “Família”).
2.- Espai destinat al recull de l’entrevista, acompanyament, gestió realitzada,... És l’espai descriptiu on el professional descriu el motiu de l’entrevista, el desenvolupament de la mateixa i els acords o conclusions finals.
3.- Espai que recull les vinculacions de l’actuació amb altres persones relacionades a l’expedient, altres professionals que han participat, actuacions anteriors o la cita relacionada a l’agenda.
Aquestes accions es poden registrar a través de les següents pestanyes des de les quals caldrà seleccionar les diverses opcions disponibles prement el botó 
per afegir:
- Pestanya de Persones assistents: permet registrar una altra persona, de les vinculades a l’expedient, que hagi participat en l’actuació.
- Pestanya de professionals assistents: professionals de l’equip o d’altres serveis de la comunitat
- Pestanya d’Actuació relacionada: per vincular aquesta actuació amb altres actuacions anteriors.
- Pestanya de Cita relacionada: permet vincular l’actuació amb una cita de l’agenda.
Una vegada que el/la professional hagi omplert tota la informació de l’actuació ha de prémer el botó “Guarda”.
En el cas que s’hagi vinculat l’actuació a una cita, l’Hèstia preguntarà si el/la professional vol que l’estat de la cita es modifiqui de “Pendent” a “Realitzada”. Sempre que aquest/a professional confirmi el canvi, el programa modificarà l’estat de la cita, tant a l’agenda professional, com a l’agenda de la fitxa personal.
Consultar i/o modificar una actuació
A través de les pestanya de “Actuacions” el/la professional tècnic/a podrà visualitzar i/o accedir a les actuacions registrades a les persones vinculades de l’expedient.
Les actuacions que es mostren estan ordenades, per defecte, des de la darrera actuació que qualsevol dels professionals que treballa amb l’expedient ha registrat, tot i que en qualsevol moment es pot modificar aquest ordre de visualització prement sobre la capçalera de la columna .
El professional té a la seva disposició els filtres existents per tal de facilitar la consulta de les actuacions. Són el següents:
- Tipus: totes o bé manuals, automàtiques o d’infància
- Data des de – Data fins: període de temps de cerca. L’Hèstia mostra per defecte les actuacions vigents. Si el/la professional necessita accedir a qualsevol actuació anterior, haurà d’utilitzar el filtre “Data des de”, per ampliar la cerca.
Per últim caldrà prémer posteriorment el botó de “Carregar”.
Alhora, des d’aquesta pestanya, el/la tècnic/a pot exportar les actuacions, bé totes o només les seleccionades, a un document word, prement el botó “d’Exportar”, essent el primer botó que es troba a sota del requadre d’observacions.
L’Hèstia permet modificar el registre d’una actuació manual ja guardada durant un període de temps concret preconfigurat, que es defineix mitjançant un paràmetre (nº de dies) que introdueixen la Coordinadora o l’Administrador de l’entitat a la Configuració. Si aquest període es supera (habitualment és d’uns 15 dies, aproximadament), es podrà consultar l’actuació prement sobre la mateixa actuació a consultar, però no es podran realitzar canvis (el botó “Grava” apareix desactivat). Algunes actuacions automàtiques no són modificables i si s’esborra, per exemple, el recurs concedit que les va generar, desapareixen automàticament.
Esborrar una actuació
En cas que calgui esborrar una actuació que s’hagi creat per error utilitzarem el botó per esborrar de la filera corresponent. Aquesta funcionalitat només la tenen habilitada els/les coordinadors/es, i alguns tècnics habilitats per aquest últims.
