En el momento que el profesional del EBAS realiza la primera entrevista, se inicia la intervención social con la persona y/o familia, y será este profesional quien abrirá un nuevo expediente.
El Expediente en Hestia es a la vez una herramienta de registro de la atención que realizan los profesionales de servicios sociales y de seguimiento de toda la intervención realizada hasta el momento, con independencia del profesional que haya realizado el registro.
Siempre que el profesional haga un buen uso de este registro, puede convertirse en un soporte básico para el desarrollo de las futuras intervenciones a realizar.
Así, la primera vez que la persona sea atendida por un profesional técnico, éste deberá crear el expediente, recogiendo tanto los datos identificativos del expediente (carátula del expediente y personas vinculadas), como las que el profesional considere oportunas e indispensables para recoger y plasmar la demanda de la persona, su situación y necesidades, las posibles prestaciones, actuaciones y acuerdos que determinarán la intervención del profesional y del servicio.
Tanto si la persona a la que se atiende llega al servicio por iniciativa propia, como si ésta proviene derivada por otro servicio (servicio externo), lo primero que hará el profesional es abrir un nuevo expediente.
En caso de que la persona haya sido derivada por otro servicio, es de vital importancia, en el momento de atender a la persona y registrar cualquier dato en Hestia, disponer de la información o documentación trasladada por el servicio derivante.
Para crear un expediente es necesario que, desde el Buscador, se pulse sobre el botón “Crear expediente”.
Seguidamente, el programa mostrará la pantalla del formulario de expediente.
Esta pantalla se divide en dos ventanas:
- Carátula del expediente
- Registro de las personas (vincular personas) y de la intervención
Carátula del expediente
Ésta es la primera parte del expediente, donde se generará el número del expediente (siempre correlativo al creado con anterioridad – la cuenta, automática, comienza al inicio de cada año y finaliza el último día-) y otros datos como el sector, subsector, nombre familiar del expediente, procedencia, situación del expediente y nivel de riesgo, equipo y profesional de referencia del expediente.
Todos los campos incluidos en este apartado son preconfigurados y, por tanto, sólo será necesario “escoger” la opción que se ajuste a la realidad, excepto el campo “Nombre del expediente” que el profesional debe registrar manualmente. Tanto para rellenar este campo, como el de “Situación del expediente” y “Grau de Risc”, es importante el consenso de todo el servicio para que todos los profesionales registren siguiendo unos criterios comunes.
Una vez rellenados todos los campos de la carátula, debe apretarse el botón “Guardar”. En ese momento Hestia generará el número de expediente automáticamente, con el estado “abierto”, recogiendo la fecha y hora de creación.
Los datos a introducir son:
- Situación del Expediente : situación del expediente según el momento del proceso de atención de aquella persona/familia. Recoge la posibilidad de tipificarlo por: sin asignar, acogida, seguimiento, tratamiento.
- Grado de riesgo: valoración en relación con la situación de riesgo de aquella persona o de la unidad familiar. Incluye: sin valorar, vulnerabilidad, riesgo, alto riesgo.
- Sector : municipio al que pertenece el expediente.
- Subsector : permite definir si, dentro del sector escogido, el expediente está asignado a alguna subdivisión territorial más concreta.
- Nombre familiar : texto que sirve para identificar el expediente de forma complementaria al número de expediente. A menudo se utilizan los apellidos de la familia.
- Procedencia del caso : define cuál es el origen del caso.
- Tipo de familia : composición del núcleo familiar de las personas del expediente.
- Residencia del núcleo familiar : define de manera muy general dónde viven las personas incluidas en el expediente.
- Observaciones : campo de texto de libre disposición para el profesional.
Importante recordar que una vez cumplimentada esta información, pulsar el botón “Guardar”. Con esta acción se registra el nuevo expediente y se le asigna automáticamente un número, que se mostrará en la esquina superior izquierda de la ventana.
A partir de ese momento, ya se podrán vincular a las personas que formarán parte de este expediente y registrar la información relacionada con la atención y la intervención social.
Vincular personas
Acceder al expediente creado
Una vez el expediente ya está creado, se puede acceder al mismo por 2 vías:
- Buscador expedientes: clicando la casilla de verificación “Expedientes”, y realizando la búsqueda utilizando los campos disponibles.
- Buscador personas + pestaña de Trazabilidad: probablemente se recuerda el nombre de la persona antes que el número del expediente, o el nombre familiar registrado. Hestia permite acceder al expediente de una persona usuaria a través de su ficha personal y, concretamente, desde la pestaña "Trazabilidad".
