De la misma forma que los expedientes de SIAD, SAD, o inmigración, los expedientes de EAIA se crean desde la pestaña de trazabilidad de la Ficha Personal, y por tanto, están vinculados, directamente con ésta.
Para poder añadir un nuevo expediente de EAIA, es necesario pulsar directamente sobre el nombre de esta carpeta en la pestaña de trazabilidad. Seguidamente Hestia abrirá una ventana desde la que se podrá crear el nuevo expediente clicando sobre “Nuevo expediente”. 
Una vez se pulse en “Nuevo expediente”, Hestia abrirá el formulario relacionado con el expediente de EAIA.
En este formulario deberá rellenar una serie de datos que son obligatorios, y que configuran la carátula del expediente de EAIA, son:
a. Sector : Desligable para seleccionar el municipio al que pertenece el expediente.
b. Subsector : Desligable para definir si dentro del sector escogido, éste pertenece a otra división territorial más concreta (como por ejemplo barrios).
c. Criterios de Priorización :
Urgente : Se debe hacer estudio, diagnóstico y valoración del caso con un período máximo de 72 horas. (Circular 1/2006 de 8 de marzo de la DGAIA)
Prioritario : Se hará estudio, diagnóstico y valoración del caso con un período máximo de 15 días. (Circular 1/2006 de 8 de marzo de la DGAIA)
Preferente : Se debe hacer estudio, diagnóstico y valoración del caso con un período máximo de 3 meses. (Documento SEAIA Mayo 2010)
Ordinario : Se hará estudio, diagnóstico y valoración del caso con un período máximo de 6 meses.
d. Casilla de verificación , Contestar antes de 6 meses: marcar si al abrir el Expediente, éste necesita ser respondido antes de 6 meses independientemente de los Criterios de Priorización.
e. Origen : Sector o municipio de donde procede el caso.
f. EBAS : Según la selección del Sector o Municipio, automáticamente este campo se cumplimenta automáticamente con el EBAS correspondiente según la configuración definida.
g. Informe por el DGAIA/SAIA , Fecha Elaboración y Fecha Resolución DGAIA/SAIA: datos informativos en referencia al Informe del caso.
h. Tenencia de Síntesis , Fecha de generación, Fecha Resolución DGAIA/SAIA y Autor: datos informativos en referencia a la Síntesis del caso.
i. Centro Educativo : Centro en el que el titular del Expediente cursa los estudios.
j. Estudios : Tipo de estudios que cursa el titular del Expediente.
k. Curso/Año del curso : curso en el que se encuentra en referencia a los Estudios definidos en el punto anterior. Dado que este dato no puede evolucionar siguiendo un criterios definido, es necesario indicar en qué año realiza el curso que aquí se informa, a fin de tener una referencia que no caduque en el tiempo. Por ejemplo:
Año en que se informa Curso /Año del curso 
Los expedientes de EAIA, a diferencia del resto de módulos del Hestia, pueden estar en tres estados. Son:
Alta : en este caso, no existe ninguna situación Administrativa definida en el Expediente. Se utiliza, cuando el profesional está trabajando en un caso, y el que quiere documentar, como por ejemplo, asesoramientos. Cuando el expediente se encuentra en esta situación, éste no aparece en las estadísticas mensuales como abierto, pero si aparecen las actuaciones de asesoramiento, como asesoramientos.
Abierto : Cuando éste tiene una situación Administrativa y ésta se define en la pestaña de Evolución del Expediente, en ese momento y automáticamente, el expediente pasa de estar en Alta a Abierto, y por tanto, ya participa en las estadísticas mensuales como apertura.
Cerrado : Cuando el profesional decide cerrar el expediente. En ese estado, participa en las estadísticas mensuales como cierre.
Se puede consultar el Estado del expediente de forma sencilla en la primera pestaña del mismo, según el código de colores y el texto:
Una vez creado el expediente, se podrá acceder al mismo, bien desde la pestaña de trazabilidad de la ficha personal, o bien desde el buscador, a través del buscador de expedientes de EAIA.
