La Ficha personal de Hestia es el espacio destinado a recoger toda la información relacionada con los datos básicos de la persona usuaria de Servicios Sociales, y cierta información complementaria que puede ser útil disponer, a la vez que permite ver las diversas intervenciones que se realizan o se han realizado con la persona usuaria, desde cualquier ámbito o servicio, dado que la ficha personal quizás vinculada uno o más de un expediente del mismo servicio social básico o de otros servicios, y hacerlo manteniendo la unicidad de los datos personales.
- Permite registrar de forma unívoca los datos propios de cada persona, siendo un elemento diferenciado ya la vez relacionado con los expedientes.
- No almacena ningún tipo de actuación de seguimiento o tratamiento, dado que en Hestia, el espacio destinado para poder registrar y gestionar la atención profesional son los expedientes de los distintos ámbitos y/o servicios.
- Cualquier profesional del servicio puede crear, acceder y registrar información en este apartado.
- La ficha personal puede ser modificada en cualquier momento. Por tanto, se pueden ir introduciendo datos que no se hayan informado en el momento de dar de alta la ficha, o modificarlos si fuera necesario.
El botón del Historial presente en la barra de navegación en cualquiera de las pestañas de la Ficha personal permite conocer los cambios de profesional, municipio o equipo de la persona usuaria en toda su trayectoria en el servicio.
Importante
Para poder añadir demandas, problemáticas, recursos o trámites en el expediente de una persona, es obligatorio que el campo del municipio de residencia de la ficha personal coincida con un municipio bajo la responsabilidad del ABSS. Si el municipio de residencia registrado es diferente al ABSS o no está cumplimentado, sólo podremos registrar actuaciones (según la ley de servicios sociales debemos atender a todo el mundo, pero no estamos obligados a dar recursos, ni realizar diagnosis social si no son residentes de nuestro municipio).
En la pestaña Trazabilidad se muestra la relación de las intervenciones que se realizan o se han realizado con la persona desde varios servicios y/o ámbitos, a través de los expedientes en los que esta persona está vinculada.
Desde este espacio también se puede acceder a cualquier expediente de los distintos servicios, siempre que se dispongan de los permisos que habiliten al profesional para este acceso.
En el momento en que una ciudadano se acerca a servicios sociales por primera vez y hace la petición de ser atendido/a por un profesional del servicio, es necesario, previo a darle hora con el/la profesional que le atenderá, crear su ficha personal en Hestia.
Para poder crear la ficha, se debe pulsar el botón “Nueva persona” de la barra de navegación ubicada tanto en el buscador, como en la agenda profesional.
Seguidamente se abrirá el formulario para la creación de una nueva ficha, accediendo, directamente a la Pestaña básica de la Ficha Personal, donde veremos varios campos de registro.
Hay que tener en cuenta que algunos de estos campos son obligatorios, mientras que otros, a pesar de no ser obligado su registro, es importante registrarlos siempre que dispongamos de la información.
Los campos obligatorios son los siguientes:
- Nombre y primer Apellido
- Fecha Nacimiento : una vez introducida, el formulario calcula automáticamente la edad de la persona. En función de la edad será o no obligatorio el campo de documentación.
- Documentación: este campo es obligatorio a partir de la edad preconfigurada por cada ente local. Incorpora la posibilidad de registrar diversas tipologías de documentación (NIF/NIE, Pasaporte, DNI sin Letra,…).
- Municipio: es uno de los campos imprescindibles a la hora de realizar la consulta a padrón desde Hestia. Es importante tener en cuenta que la pertinencia a un municipio de una persona determina la posibilidad de intervención dado que, en función de esta información se podrán, o bien recoger los datos personales y generar trámites para la persona empadronada en el mismo Municipio o no, también podremos generar contenidos en expedientes, siempre que el municipio de la persona coincida con el del ente local, el profesional y el del expediente de intervención.
- Equipo: éste será el equipo referente de esta persona (por ámbito o territorial), según la organización del servicio y de la atención.
- Profesional de referencia : profesional responsable en cuanto al desarrollo de las intervenciones con la persona (este profesional debe formar parte del equipo de referencia).
Por defecto, Hestia ya llena el campo de Profesional de alta.
RECOMENDACIÓN: aunque no sea un campo obligatorio, informar en la ficha el campo de dependencia energética de las personas, puede facilitar la gestión de su IRER con las compañías energéticas, en caso necesario.
El resto de campos son opcionales y queda a criterio organizativo de cada Área Básica la decisión sobre qué campos hay que llenar, quiénes los llenan y en qué momento del proceso y, aunque algunos de los campos de la pestaña de información básica no son obligatorios recomienda a los profesionales a llenar el máximo de campos posibles para disponer de los datos en el momento que puedan necesitarlos, como para poder acceder a otras funcionalidades que ofrece el servicio Hestia (consulta servicios Via Oberta: datos Padrón, Título Familia Numerosa, Título Familia Monoparental, Grado Discapacidad,…).
En el momento de acceder a Hestia, cuando el profesional se identifica por acceder con su usuario y contraseña habitual, verá que también puede acceder a la herramienta con certificado digital.
En caso de que el profesional acceda al servicio Hestia con estas credenciales (usuario/contraseña + certificado digital), éste tendrá habilitada, tanto la consulta del padrón de habitantes, como otras consultas que Hestia incorpore a través de Via Oberta (si se tienen autorizadas estas consultas, en caso contrario, es necesario hablar con el Responsable de Interoperabilidad del ente del ABSS).
La consulta en Padró se realiza desde la Ficha Personal/Pestaña de datos básicos.
Habrá que registrar previamente, el campo de documentación y del municipio de la pestaña de “Consulta a Padrón”, y pulsar el botón de “consulta”, para que Hestia muestre los datos que coinciden con esta consulta.
Posteriormente, y en caso de considerarlo oportuno, se podrá trasladar la información de la consulta a la pestaña de “Dirección Recogida”, así como de otros datos disponibles en el momento de realizar la consulta – nombre, apellidos, fecha de nacimiento,. .. – . Para ello es necesario pulsar el botón de “Copia”.
La pestaña de dirección recogida y la pestaña de consulta a padrón pueden tener registrados datos no coincidentes, dado que podemos trabajar con un/a ciudadano que vive en un domicilio y queda empadronado en otro distinto. Es el profesional quien decide si desea conservar más de una dirección del usuario (la dirección oficial devuelta por la consulta del Padrón y otra dirección alternativa).
Espacio reservado para registrar las anotaciones de los profesionales. El contenido de este espacio no será accesible por el ciudadano en caso del ejercicio de sus derechos ARCO. Sin embargo, hay que tener en cuenta que las autoridades públicas, como las judiciales,…, en el ejercicio de sus funciones que tienen atribuidas en aplicación del artículo 11.1 d) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, podrán solicitar estos datos.
Es de importante relevancia disponer de la Hoja de Consentimiento de Datos de la/s persona/s con las que se va a trabajar y que se den de alta en el Servicio.
Por este motivo, Hèstia incorpora el botón “ Consentimiento ”, desde el que se traspasan los datos identificativos de la persona usuaria a un documento de formato estandarizado (con personalización configurable por ABSS), ya preparado para imprimir, y para que el usuario lo firme conforme autoriza al Área Básica a utilizar sus datos personales de acuerdo con la Ley Orgánica 15/1999, el Real Decreto 1720/2007 y la LOPD.
El documento es personal, por tanto en caso de que el objeto de intervención sea, o bien un menor, o una persona incapacitada, será necesario que el documento lo firme el tutor/a, o representante legal.
En el momento en que el profesional disponga de la hoja de consentimiento de datos firmada por la persona usuaria, debe hacerse constar así, en el espacio reservado de la pestaña Datos básicos de la Ficha personal.
Cuando se abre una nueva ficha es necesario que la persona usuaria firme la hoja de consentimiento.
Una vez introducidos los datos de la Ficha Personal guardaremos la información recogida pulsando sobre el botón Guardar. El programa generará un mensaje preguntando al profesional si está de acuerdo en crear una nueva ficha.
Si éste lo acepta, la ficha ya estará disponible para todos los profesionales usuarios de Hestia dentro de la misma Área Básica.
En el programa Hestia las Fichas Personales sólo pueden tener dos estados: "Activa" o "Éxitus". Esta información aparece en la esquina superior derecha de la ventana de información básica de la ficha.
Las fichas personales pasan a estado “Exitos” en caso de fallecimiento. Este cambio comporta la caducidad de recursos y el cierre de los expedientes (en caso de que sea la única ficha vinculada al expediente). La fecha de éxitus, que se nos pedirá después de pulsar el botón, se utilizará como fecha de cierre de toda la documentación relacionada con la ficha.
Se puede reactivar una persona marcada como exitoso, o bien modificar la fecha de defunción, siempre que haya sido un error. Puede gestionar la reactivación o modificación de fecha quien tenga rol de técnico o de coordinador, pulsando el botón de “Recupera” .
Se puede dar de baja una ficha personal sólo en el caso de que el ciudadano no tenga ningún expediente ni cita vinculada, quedando esta acción restringida al rol de administrador, coordinador, o técnicos habilitados.
Ésta es la pestaña que permite recoger datos “adicionales” de la persona usuaria.
El programa permite, en esta pestaña, recabar información relacionada con los ingresos de la persona, la relación laboral, la situación legal como persona recién llegada, o información relativa a los centros de enseñanza o salud.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que la mayoría de estos datos son modificables en el tiempo, y por tanto es necesaria una actualización constante de los mismos (evolución y disminución de los ingresos de la persona, reagrupamiento pendiente o realizado, evolución del centro de enseñanza, …).
A través de esta pestaña el profesional podrá añadir trámites a la persona usuaria. Esta funcionalidad también la puede realizar el profesional con el rol de auxiliar administrativo.
Asimismo, desde la misma pestaña podrá visualizar la relación de trámites que registrados a persona, independientemente de su estado (tramitado, concedido o denegado) o si han sido registrados en la ficha personal o en el expediente/s al que esta persona está vinculada.
Para añadir un trámite el profesional clicará sobre el botón habilitado de Agregar trámite”.
Seguidamente se abrirá una ventana emergente, en la que deberá seleccionar el Sector y Subsector, y posteriormente el ámbito de intervención al que el trámite está relacionado, y el tipo de trámite: Propio o Generalidad.
Una vez seleccionado el trámite, éste se mostrará en el listado de relación de trámites, que permite, al mismo tiempo, ver o modificar el estado del mismo, o generar el documento asociado, en un documento de Word.
El listado también mostrará el estado del trámite (tramitado/concedido/denegado).
Hestia también permite registrar los trámites en el expediente de intervención. Por tanto, en caso de que esta persona esté vinculada algún expediente, se orienta a los profesionales a registrar y gestionar los trámites desde el expediente, a fin de mantener una foto en el mismo espacio de toda la intervención que se está realizando con la persona.
Esta pestaña recoge la lista de todas las citas con las que la persona usuaria ha estado relacionada. A través de esta recopilación se puede ver la relación de la persona con el servicio, y los profesionales que le han atendido en todo momento.
Esta pestaña “se alimenta” directa y automáticamente, de la agenda de los profesionales.
Recoge la siguiente información:
- fecha
- tipo de cita (entrevista, acompañamiento)
- estado (programada, realizada, anulada, etc..)
- profesional
- sector (municipio), subsector (barrio), equipo de referencia
- observaciones
Desde esta pestaña se pueden realizar las consultas a las que los profesionales estén habilitados, a través del certificado digital, y que el servicio Hestia disponga.
Puede consultar más información sobre las consultas en Via Oberta disponibles en Hestia.
