De la mateixa manera que els expedients de SIAD, SAD, o immigració, els expedients d’EAIA es creen des de la pestanya de traçabilitat de la Fitxa Personal, i per tant, estan vinculats, directament amb aquesta.
Per poder afegir un nou expedient d’EAIA, cal prémer directament sobre el nom d’aquesta carpeta a la pestanya de traçabilitat. Seguidament Hèstia obrirà una finestra des de la que es podrà crear el nou expedient clicant sobre “Nou expedient”.
Una vegada es premi a “Nou expedient”, Hèstia obrirà el formulari relacionat amb l’expedient d’EAIA.
En aquest formulari caldrà que ompli una sèrie de dades que són obligatòries, i que configuren la caràtula de l’expedient d’EAIA, són:
a. Sector: Deslligable per seleccionar el municipi al que pertany l’expedient.
b. Subsector: Deslligable per definir si dins del sector escollit, aquest pertany a una altre divisió territorial més concreta (com per exemple barris).
c. Criteris de Priorització:
Urgent: S’ha de fer estudi, diagnòstic i valoració del cas amb un període màxim de 72 hores. (Circular 1/2006 de 8 de març de la DGAIA)
Prioritari: S’ha de fer estudi, diagnòstic i valoració del cas amb un període màxim de 15 dies. (Circular 1/2006 de 8 de març de la DGAIA)
Preferent: S’ha de fer estudi, diagnòstic i valoració del cas amb un període màxim de 3 mesos. (Document SEAIA Maig 2010)
Ordinari: S’ha de fer estudi, diagnòstic i valoració del cas amb un període màxim de 6 mesos.
d. Casella de verificació, Contestar abans de 6 mesos: marcar si al obrir l’Expedient, aquest necessita ser respòs abans de 6 mesos independentment dels Criteris de Priorització.
e. Origen: Sector o municipi d’on prové el cas.
f. EBAS: Segons la selecció del Sector o Municipi, automàticament aquest camp es complimenta automàticament amb l’EBAS corresponent segons la configuració definida.
g. Informe per el DGAIA/SAIA, Data Elaboració i Data Resolució DGAIA/SAIA: dades informatives en referència a l’Informe del cas.
h. Tinença de Síntesi, Data de generació, Data Resolució DGAIA/SAIA i Autor: dades informatives en referència a la Síntesi del cas.
i. Centre Educatiu: Centre en el que el titular de l’Expedient cursa els estudis.
j. Estudis: Tipus d’estudis que cursa el titular de l’Expedient.
k. Curs/Any del curs: curs en el que es troba en referència als Estudis definits en el punt anterior. Com que aquesta dada no pot evolucionar seguint un criteris definit, és necessari indicar en quin any realitza el curs que aquí s’informa, per tal de tenir una referència que no caduqui en el temps. Per exemple:
Any en que s’informa Curs /Any del curs
Els expedients d’EAIA, a diferencia de la resta de mòduls de l’Hestia, poden estar en tres estats. Són:
Alta: en aquest cas, no existeix ninguna situació Administrativa definida en l’Expedient. S’utilitza, quan el professional està treballant en un cas, i el qual vol documentar, com per exemple, assessoraments. Quan l’expedient es troba en aquesta situació, aquest no apareix a les estadístiques mensuals com a obert, però si hi apareixen les actuacions d’assessorament, com a assessoraments.
Obert: Quan aquest té una situació Administrativa i aquesta es defineix en la pestanya d’Evolució de l’Expedient, en aquest moment i automàticament, l’expedient passa d’estar en Alta a Obert, i per tant, ja participa en les estadístiques mensuals com obertura.
Tancat: Quan el professional decideix tancar l’expedient. En aquest estat, participa en les estadístiques mensuals com tancament.
Es pot consultar l’Estat de l’expedient de forma senzilla en la primera pestanya d’aquest, segons el codi de colors i el text:
Una vegada ja s’ha creat l’expedient, es podrà accedir al mateix, bé des de la pestanya de traçabilitat de la fitxa personal, o bé des del cercador, a través del cercador d’expedients d’EAIA.
