La Gestión de trámites permite añadir nuevos trámites, modificar los existentes, dar de baja los obsoletos o recuperar a los dados de baja. También permite modificar y gestionar las plantillas genéricas propias de cada una de las ABSS, que son:
- Consentimiento utilización datos personales
- Recordatorio Cita de la Agenda (modificable a nivel de subsector)
- Justificante Cita de la Agenda (modificable a nivel de subsector)
- Cita de Oficio
Hestia es capaz de rellenar automáticamente una parte de los datos de estos formularios. Cabe destacar que también se pueden añadir nuevos trámites que no tengan ningún formulario asociado.
Algunos trámites tienen asociado un documento Microsoft Word que se utiliza como base para posteriormente generar los formularios personalizados. Concretamente el formato debe ser “Plantilla de Word 97-2003 (*.dot) ”. Cuando se diseña el documento asociado al trámite se pueden introducir marcadores para indicar a Hestia los datos que queremos que se rellenen automáticamente desde la ficha personal de la persona a la que se realiza el trámite. Habrá que crear tantos marcadores como campos queramos rellenar automáticamente desde la Hestia.
Los marcadores son una característica de Microsoft Word que permite marcar una zona del documento para posteriormente insertar o extraer información. Los marcadores que hay en un documento son invisibles si no se tiene activada la funcionalidad que permitever los marcadores . Una vez activada esta opción en el documento se ven los marcadores como un par de corchetes al principio y al final de la zona marcada. Estos corchetes no se imprimen, sólo se ven en la pantalla.
El Hestia sustituirá a cada marcador por el dato que obtiene de la aplicación. Para ello, los marcadores deben tener un nombre concreto que se detalla en la tabla de marcadores de Hestia .
Hestia puede incorporar al documento dos tipos de datos:
- Insertar marcadores de datos de texto (nombres, direcciones, fechas, números,…)
- Insertar marcadores que se muestran comocasillas de verificación (
), como una marca que indica si se cumple una condición o no
Añadir, modificar, borrar y recuperar trámites
Para acceder a esta funcionalidad pulsa el botón “Trámites” y te aparecerá directamente la pantalla desde la que podrás gestionar los trámites propios
Para añadir un trámite al programa debes introducir obligatoriamente los siguientes datos:
- Documento: debes seleccionar el documento Word que servirá como plantilla para generar los formularios. Por compatibilidad debe ser un documento Word guardado en formato “Plantilla de Word 97-2003 (*.dot)”
- Título: debes introducir el título con el que el trámite aparecerá dentro de la aplicación.
- Ámbito: debes seleccionar el ámbito del trámite.
- Categoría: se debe seleccionar la categoría del trámite. Si selecciona "Ficha personal", el trámite se podrá realizar desde la ficha Personal. Si eliges “Atención primaria” el trámite se podrá realizar desde dentro de los expedientes de atención primaria. etc…
Opcionalmente, puede indicarse que el trámite tenga asociado un recurso que las ABSS o la Generalitat pueden ofrecer al solicitante y que es la causa de generar el trámite. Para indicarlo debes marcar la casilla de verificación “Asociar Recurso”. Aparecerán tres desplegables en los que podrás elegir el recurso que quieres asociar al trámite
Una vez cumplimentados los datos, hace falta clicar el botón “Añadir Trámite” y el trámite se añadirá al programa y verás un mensaje de confirmación
A partir de ese momento ya puedes disponer de este trámite en el catálogo de trámites propios del ABSS.