La Fitxa personal d’Hèstia és l’espai destinat a recollir tota la informació relacionada amb les dades bàsiques de la persona usuària de Serveis Socials, i certa informació complementària que pot ser útil disposar, i alhora, permet veure les diverses intervencions que es realitzen o s’han realitzat amb la persona usuària, des de qualsevol àmbit o servei, donat que la fitxa personal potser vinculada un o més d’un expedient del mateix servei social bàsic o d’altres serveis, i fer-ho mantenint la unicitat de les dades personals.
- Permet registrar de forma unívoca les dades pròpies de cada persona, i és un element diferenciat i alhora relacionat amb els expedients.
- No emmagatzema cap tipus d’actuació de seguiment o tractament, donat que a Hèstia, l’espai destinat per poder registrar i gestionar l’atenció professional són els expedients dels diversos àmbits i/o serveis.
- Qualsevol professional del servei pot crear, accedir i registrar informació en aquest apartat.
- La fitxa personal pot ser modificada en qualsevol moment. Per tant, es poden anar introduint dades que no s’hagin informat en el moment de donar d’alta la fitxa, o modificar-les si fos necessari.
-
El botó de l’Historial present a la barra de navegació en qualsevol de les pestanyes de la Fitxa personal, permet conèixer els canvis de professional, municipi o equip de la persona usuària en tota la seva trajectòria en el servei.
Important
Per tal de poder afegir demandes, problemàtiques, recursos o tràmits a l’expedient d’una persona, és obligatori que el camp del municipi de residència de la fitxa personal coincideixi amb un municipi sota la responsabilitat de l’ABSS. Si el municipi de residència registrat és diferent a l’ABSS o no està emplenat, només podrem registrar actuacions (segons la llei de serveis socials hem d’atendre a tothom, però no estem obligats a donar recursos, ni fer diagnosi social si no són residents del nostre municipi).
A la pestanya Traçabilitat es mostra la relació de les intervencions que es realitzen o s’han realitzat amb la persona des de diversos serveis i/o àmbits, a través dels expedients en els què aquesta persona està vinculada.
Des d’aquest espai també es pot accedir a qualsevol expedient dels diversos serveis, sempre que es disposin dels permisos que habilitin al professional per a aquest accés.
En el moment que una ciutadà s’apropa a serveis socials per primera vegada i fa la petició de ser atès/a per un professional del servei, és necessari, previ a donar-li hora amb el/la professional que l’atendrà, crear la seva fitxa personal a Hèstia.
Per poder crear la fitxa, s’ha de prémer el botó “Nova persona” de la barra de navegació ubicada tant al cercador, com a l’agenda professional.
Seguidament s’obrirà el formulari per a la creació d’una nova fitxa, accedint, directament a la Pestanya bàsica de la Fitxa Personal, on veurem diversos camps de registre.
Cal tenir en compte que alguns d’aquests camps són obligatoris, mentre que d’altres, tot i no ser obligat el seu registre, és important registrar sempre que disposem de la informació.
El camps obligatoris són els següents:
-
- Nom i primer Cognom
- Data Naixement: un cop introduïda, el formulari calcula automàticament l’edat de la persona. En funció de l’edat serà obligatori o no el camp de documentació.
- Documentació: aquest camp és obligatori a partir de l’edat preconfigurada per cada ens local. Incorpora la possibilitat de registrar diverses tipologies de documentació (NIF/NIE, Passaport, DNI sense Lletra,…).
- Municipi: és un dels camps imprescindibles alhora de realitzar la consulta a padró des de Hèstia. És important tenir en compte que la pertinència a un municipi d’una persona determina la possibilitat d’intervenció donat que, en funció d’aquesta informació es podran, o bé recollir les dades personals i generar tràmits per a la persona empadronada al mateix municipi o no, també podrem generar continguts en expedients, sempre que el municipi de la persona coincideixi amb el de l’ens local, el professional i el de l’expedient d’intervenció.
- Equip : aquest serà l’equip referent d’aquesta persona (per àmbit o territorial), segons l’organització del servei i de l’atenció.
- Professional de referència: professional responsable pel que fa al desenvolupament de les intervencions amb la persona (aquest professional ha de formar part de l’equip de referència).
Per defecte, l’Hèstia ja omple el camp de Professional d’alta.
RECOMANACIÓ: tot i no ser un camp obligatori, informar a la fitxa el camp de dependència energètica de les persones, pot facilitar la gestió del seu IRER amb les companyies energètiques, en cas necessari.
La resta de camps són opcionals i queda a criteri organitzatiu de cada Àrea Bàsica la decisió sobre quins camps cal omplir, qui els omplen i en quin moment del procés i, tot que alguns del camps de la pestanya d’informació bàsica no són obligatoris es recomana als professionals a omplir el màxim de camps possibles per tal de disposar de les dades en el moment que les puguin necessitar, com per poder accedir a altres funcionalitats que ofereix el servei Hèstia (consulta serveis Via Oberta: dades Padró, Títol Família Nombrosa, Títol Família Monoparental, Grau Discapacitat,…).
En el moment d’accedir a Hèstia, quan el professional s’identifica per accedir amb el seu usuari i contrasenya habitual, veurà que també pot accedir a l’eina amb certificat digital.
En cas que el professional accedeixi al servei Hèstia amb aquestes credencials (usuari/contrasenya + certificat digital), aquest tindrà habilitada, tant la consulta del padró d’habitants, com d’altres consultes que Hèstia incorpori a través de Via Oberta (si es tenen autoritzades aquestes consultes; en cas contrari, cal parlar amb el Responsable d’Interoperabilitat de l’ens de l’ABSS).
La consulta a Padró es realitza des de la Fitxa Personal/Pestanya de dades bàsiques.
Caldrà registrar prèviament, el camp de documentació i del municipi de la pestanya de “Consulta a Padró”, i prémer el botó de “consulta”, per tal que Hèstia mostri les dades que coincideixen amb aquesta consulta.
Posteriorment, i en cas de considerar-ho oportú, es podrà traslladar la informació de la consulta a la pestanya d’“Adreça Recollida”, així com d’altres dades disponibles en el moment de fer la consulta – nom, cognoms, data de naixement,. .. – . Per fer-ho cal prémer el botó de “Copia”.
La pestanya d’adreça recollida i la pestanya de consulta a padró poden tenir registrades dades no coincidents, donat que podem treballar amb un/a ciutadà que viu en un domicili i resta empadronat en un altre diferent. És el professional qui decideix si vol conservar més d’una adreça de l’usuari (l’adreça oficial retornada per la consulta del Padró i altra adreça alternativa).
Espai reservat per registrar les anotacions del professionals. El contingut d’aquest espai no és accessible pel ciutadà en cas de l’exercici dels seus drets ARCO. Tot i això, cal tenir en compte que les autoritats públiques, com les judicials,… , en l’exercici de les seves funcions que tenen atribuïdes en aplicació de l’article 11.1 d) de la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, podran sol·licitar aquestes dades.
És d’important rellevància disposar del Full de Consentiment de Dades de la/es persona/es amb les què es treballarà i que es donen d’alta al Servei.
Per aquest motiu, l’Hèstia incorpora el botó “Consentiment“, des del qual es traspassen les dades identificatives de la persona usuària a un document de format estandarditzat (amb personalització configurable per ABSS), ja preparat per a imprimir, i perquè l’usuari el signi conforme autoritza l’Àrea Bàsica a utilitzar les seves dades personals d’acord amb la Llei Orgànica 15/1999, el Reial Decret 1720/2007 i la LOPD.
El document és personal, per tant en cas que l’objecte d’intervenció sigui, o bé un menor, o un persona incapacitada, caldrà que el document el signi el tutor/a, o representant legal.
En el moment què el professional disposi del full de consentiment de dades signat per la persona usuària, cal fer-ho constar així, en l’espai reservat de la pestanya Dades bàsiques de la Fitxa personal.
Quan s’obre una nova fitxa cal que la persona usuària signi el full de consentiment.
Un cop introduïdes les dades de la Fitxa Personal guardarem la informació recollida clicant sobre el botó Guardar. El programa generarà un missatge preguntant al professional si està d’acord a crear una fitxa nova.
Si aquest ho accepta, la fitxa ja estarà disponible per a tots els professionals usuaris d’Hèstia dins de la mateixa Àrea Bàsica.
Al programa Hèstia les Fitxes Personals només poden tenir dos estats: “Activa” o “Èxitus”. Aquesta informació apareix a la part superior dreta de la finestra d’informació bàsica de la fitxa.
Les fitxes personals passen a estat “Èxitus” en cas de defunció. Aquest canvi comporta la caducitat de recursos i el tancament dels expedients (en cas que sigui la única fitxa vinculada a l’expedient). La data d’èxitus, que se’ns demanarà després de pitjar el botó, s’utilitzarà com a data de tancament de tota la documentació relacionada amb la fitxa.
Es pot reactivar una persona marcada com a èxitus, o be modificar la data de defunció, sempre que hagi estat un error. Pot gestionar la reactivació o modificació de data qui tingui rol de tècnic o de coordinador, clicant el botó de “Recupera” .
Es pot donar de baixa una fitxa personal només en el cas que el ciutadà no tingui cap expedient ni cita vinculada, i aquesta acció queda restringida al rol d’administrador, coordinador, o tècnics habilitats.
Aquesta és la pestanya que permet recollir dades “addicionals” de la persona usuària.
El programa permet, en aquesta pestanya, recollir informació relacionada amb els ingressos de la persona, la relació laboral, la situació legal com a persona nouvinguda, o informació relativa als centres d’ensenyament o de salut.
Tot i això, és important tenir en compte que la majoria d’aquestes dades són modificables en el temps, i per tant cal una actualització constant de les mateixes (evolució i disminució dels ingressos de la persona, reagrupament pendent o realitzat, evolució del centre d’ensenyament, …).
A través d’aquesta pestanya el professional podrà afegir tràmits a la persona usuària. Aquesta funcionalitat també la pot fer el professional amb el rol d’auxiliar adminsitratiu.
Alhora, des de la mateixa pestanya podrà visualitzar la relació de tràmits que registrats a persona, independentment del seu estat (tramitat, concedit o denegat) o si han estat registrats a la fitxa personal o a l’expedient/s al qual/s aquesta persona està vinculada.
Per afegir un tràmit el professional cliclarà sobre el botó habilitat d’Afegir tràmit”.
Seguidament s’obrirà una finestra emergent, en la que haurà de seleccionar el Sector i Subsector, i posteriorment l’àmbit d’intervenció al qual el tràmit està relacionat, i el tipus de tràmit: Propi o Generalitat.
Una vegada seleccionat el tràmit, aquest es mostrarà al llistat de relació de tràmits, que permet, alhora, veure o modificar l’estat del mateix, o generar el document associat, en un document de Word.
El llistat també mostrarà l’estat del tràmit (tramitat/concedit/denegat).
Hèstia també permet registrar els tràmits a l’expedient d’intervenció. Per tant, en cas que aquesta persona estigui vinculada algun expedient, s’orienta als professionals a registrar i gestionar els tràmits des de l’expedient, per tal de mantenir una foto en el mateix espai de tota la intervenció que s’està realitzant amb la persona.
Aquesta pestanya recull la llista de totes les cites amb les que la persona usuària ha estat relacionada. A través d’aquest recull es pot veure la relació de la persona amb el servei, i els professionals que l’han atès en tot moment.
Aquesta pestanya “s’alimenta” directament i automàticament, de l’agenda dels professionals.
Recull la següent informació:
- data
- tipus de cita (entrevista, acompanyament)
- estat (programada, realitzada, anul·lada, etc..)
- professional
- sector (municipi), subsector (barri), equip de referència
- observacions
Des d’aquesta pestanya es poden fer les consultes a les que els professionals estiguin habilitats, a través del certificat digital, i que el servei Hèstia disposi.
Podeu consultar més informació sobre les consultes a Via Oberta disponibles a Hèstia.