Per obrir un nou expedient d’Immigració i Ciutadania, cal fer-ho des de la “Traçabilitat” de la fitxa de la persona, clicant l’opció “Nou expedient”.
Ens apareixerà una pantalla per anar completant les dades necessàries. Hi ha camps que es preemplenaran automàticament i que provenen de la informació registrada a la fitxa personal del ciutadà (país de naixement, llengua materna,…), d’altres que preemplena el sistema (nº exp., professional d’alta) i d’altres que caldrà que el professional faciliti:
Conforme anem confirmant que la persona ha fet la formació (si el curs realitzat és propi, un cop superada l’assistència obligatòria sortirà automàticament una marca verda que acreditarà la seva superació) o ha anat aportant les acreditacions pertinents dels cursos formatius als què obliga el decret 150 de 2014, aquestes constaran com a realitzades o acreditades, segons sigui el cas.
La “Data inici procés” que consta en l’expedient és la data automàtica d’obertura de l’expedient (es pot modificar manualment pel professional); per tant, la data de finalització serà exactament 2 anys després, tal i com està previst legalment. Tot i que el camp es mostrarà ombrejat en color vermell un cop excedit aquest termini, l’expedient serà igualment operatiu i es podrà continuar desant dades.
El camp que fa referència al certificat d’acollida ens permet veure ràpidament si la persona ha obtingut el certificat. Aquest camp l’ha d’informar el professional.
Cal recordar que és necessari disposar de la sol·licitud d’accés al servei de primera acollida signat pel ciutadà. Aquesta sol·licitud es pot descarregar mitjançant el botó “Sol·licitud primera acollida”.
1. Actuacions de l’expedient d’Immigració i Ciutadania
Al igual que es fa amb la resta de modalitats d’expedients a l’Hèstia, les intervencions o actuacions dels tècnics professionals de l’àmbit d’immigració que fan referència a l’acompanyament que fan a la persona s’han de recollir a l’expedient.
És molt important recollir bé les actuacions, ja que gran part d’aquestes es tenen en compte a l’hora de confeccionar l’Annex 1. Cal especificar de manera rigorosa l’hora d’inici i fi i el tipus d’actuació, ja que el resultat del temps emprat és el que constarà a l’Annex com a “hores acreditades”, junt amb les dades de la persona a la què hem atès, en cas de ser una actuació imputable al FSE.
A l’igual que en la resta dels tipus d’expedients, podem afegir a l’actuació altres professionals assistents, altres actuacions i cites relacionades i accions formatives a què faci referència l’actuació.
2. Pestanya “Formació” de l’expedient d’Immigració i Ciutadania
Des d’aquesta pestanya podrem afegir la persona com a assistent a qualsevol dels cursos FSE que tinguem donats d’alta al nostre sistema. Un cop afegit l’alumne al curs, es mostrarà una línia des d’on es visualitzen fàcilment les característiques del curs i de la persona, junt amb el seu còmput personal d’assistència al curs (anirà canviant de color vermell a verd segons s’assoleixi el 75% d’assistència) i si té l’Annex 6, “Fitxa de participant”, creat (es mostra una imatge d’un document) o no (es mostra un senyal d’advertiment).
Per poder generar l’Annex 6, “Fitxa de participant”, només cal situar-se sobre la línia del curs del què es vol crear la fitxa i, clicant (cal una fitxa per participant i curs) a sobre, escollirem l’opció per poder generar-la preemplenada amb les dades de la persona.
Un cop guardem la fitxa de participant canviarà la icona i desapareixerà l’advertència.
3. Pestanya “Projectes”
Aquesta pestanya ens permet assignar un dels projectes que tenim donats d’alta des de l’apartat de projectes de la configuració d’immigració i ciutadania a la persona.
4. Pestanya “Cursos (no FSE)”
Aquesta pestanya ens permet assignar un dels cursos que tenim donats d’alta des de l’apartat de “Cursos (no FSE)” de la configuració d’immigració a la persona.
5. Pestanya “Formularis de sol·licitud”
Inicialment des d’aquesta pestanya només es podien descarregar alguns dels formularis de tramesa, com ara el de sol·licitud d’accés al servei de primera acollida que el professional ha de fer arribar a la Generalitat. Mica en mica, es van afegint la resta de formularis que els tècnics d’aquest àmbit acostumen a fer servir tot sovint: la proposta municipal del document d’arrelament social a Catalunya, la proposta municipal d’adequació de l’habitatge per renovar autoritzacions de residència en virtut del reagrupament familiar,…
6. Pestanya “Documents”
Aquesta pestanya mostra tots els documents relacionats amb aquest expedient en concret, sigui els que el professional hagi afegit o els generats pels cursos assignats a la persona.
Tasques d’Immigració i Ciutadania des de l’Agenda
Els professionals d’aquest àmbit realitzen tasques que sovint, tot i que algunes fan referència directa al servei de Primera Acollida (preparació de cursos, assistència a accions formatives del professional, desplaçaments a accions formatives, gestió burocràtica, reunions tècniques del S1A,…) i són actuacions subvencionables pel Fons Socials Europeu, no es poden registrar directament a l’expedient d’Immigració i Ciutadania d’una sola persona.
Aquestes tasques especifiques han estat creades per poder imputar-les directament a l’Annex 1 des de l’Agenda, com a feina del professional d’immigració i ciutadania imputable al FSE, si escau. Dins la tasca podrem seleccionar el tipus d’acció (preparació dels cursos, gestió burocràtica, desplaçaments a les sessions formatives,…) i la data i les hores dedicades.
Explotació de les dades del mòdul d’Immigració i Ciutadania
Dins l’apartat d’explotació trobarem els llistats de què ja es disposava a les versions anteriors i la generació dels Annexos 1, 2, 3 i 4 amb totes les dades registrades al nou mòdul.
També s’han afegit altres llistats que permeten una gestió dels professionals més àgil, ja que els permeten veure ràpidament quines persones tenen o no assignades formacions, amb filtre de temps.
