Para abrir un nuevo expediente de Inmigración y Ciudadanía, es necesario hacerlo desde la “Trazabilidad” de la ficha de la persona, clicando la opción “Nuevo expediente”.
Nos aparecerá una pantalla para completar los datos necesarios. Hay campos que se prellenarán automáticamente y que provienen de la información registrada en la ficha personal del ciudadano (país de nacimiento, lengua materna,…), otros que rellena el sistema (nº exp., profesional de alta) y de otros que hará falta que el profesional facilite:
Conforme vamos confirmando que la persona ha realizado la formación (si el curso realizado es propio, una vez superada la asistencia obligatoria saldrá automáticamente una marca verde que acreditará su superación) o ha ido aportando las acreditaciones pertinentes de los cursos formativos a los que obliga el decreto 150 de 2014, éstas constarán como realizadas o acreditadas, según sea el caso.
La “Fecha inicio proceso” que consta en el expediente es la fecha automática de apertura del expediente (se puede modificar manualmente por el profesional); por tanto, la fecha de finalización será exactamente 2 años después, tal y como está previsto legalmente. Aunque el campo se mostrará sombreado en color rojo una vez excedido este plazo, el expediente será igualmente operativo y se podrá seguir guardando datos.
El campo que se refiere al certificado de acogida nos permite ver rápidamente si la persona ha obtenido el certificado. Este campo debe informarle al profesional.
Cabe recordar que es necesario disponer de la solicitud de acceso al servicio de primera acogida firmado por el ciudadano. Esta solicitud puede descargarse mediante el botón “Solicitud primera acogida”.
1 . Actuaciones del expediente de Inmigración y Ciudadanía
Al igual que se hace con el resto de modalidades de expedientes en la Hestia, las intervenciones o actuaciones de los técnicos profesionales del ámbito de inmigración que hacen referencia al acompañamiento que hacen a la persona deben recogerse en el expediente.
Es muy importante recoger bien las actuaciones, ya que gran parte de éstas se tienen en cuenta a la hora de confeccionar el Anexo 1. Es necesario especificar de forma rigurosa la hora de inicio y fin y el tipo de actuación, ya que el resultado del tiempo empleado es el que constará en el Anexo como “horas acreditadas”, junto a los datos de la persona a la que hemos atendido, en caso de ser una actuación imputable al FSE.
Al igual que en el resto de los tipos de expedientes, podemos añadir a la actuación otros profesionales asistentes, otras actuaciones y citas relacionadas y acciones formativas a las que haga referencia la actuación.
2. Pestaña “Formación” del expediente de Inmigración y Ciudadanía
Desde esta pestaña podremos añadir a la persona como asistente a cualquiera de los cursos FSE que tengamos dados de alta en nuestro sistema. Una vez añadido el alumno al curso, se mostrará una línea desde la que se visualizan fácilmente las características del curso y de la persona, junto con su cómputo personal de asistencia al curso (irá cambiando de color rojo a verde según s alcance el 75% de asistencia) y si tiene el Anexo 6, “Ficha de participante”, creado (se muestra una imagen de un documento) o no (se muestra una señal de advertencia).
Para poder generar el Anexo 6, “Ficha de participante”, sólo hace falta situarse sobre la línea del curso del que se quiere crear la ficha y, clicando (hace falta una ficha por participante y curso) encima, escogeremos la opción para poder generarla rellenada con los datos de la persona.
Una vez guardamos la ficha de participante cambiará el icono y desaparecerá la advertencia.
3. Pestaña “Proyectos”
Esta pestaña nos permite asignar uno de los proyectos que tenemos dados de alta desde el apartado de proyectos de configuración de inmigración y ciudadanía a la persona.
4. Pestaña “Cursos (no FSE)”
Esta pestaña nos permite asignar uno de los cursos que tenemos dados de alta desde el apartado “Cursos (no FSE)” de la configuración de inmigración a la persona.
5. Pestaña “Formularios de solicitud”
Inicialmente desde esta pestaña sólo se podían descargar algunos de los formularios de envío, como el de solicitud de acceso al servicio de primera acogida que el profesional debe enviar a la Generalitat. Poco a poco, se van añadiendo el resto de formularios que los técnicos de este ámbito suelen utilizar a menudo: la propuesta municipal del documento de arraigo social en Cataluña, la propuesta municipal de adecuación de la vivienda para renovar autorizaciones de residencia en virtud del reagrupamiento familiar,…
6. Pestaña “Documentos”
Esta pestaña muestra todos los documentos relacionados con este expediente en concreto, sea el que el profesional haya añadido o los generados por los cursos asignados a la persona.
Tareas de Inmigración y Ciudadanía desde la Agenda
Los profesionales de este ámbito realizan tareas que a menudo, aunque algunas hacen referencia directa al servicio de Primera Acogida (preparación de cursos, asistencia a acciones formativas del profesional, desplazamientos a acciones formativas, gestión burocrática, reuniones técnicas del S1A…) y son actuaciones subvencionables por el Fondo Social Europeo, no se pueden registrar directamente en el expediente de Inmigración y Ciudadanía de una sola persona.
Estas tareas específicas han sido creadas para poder imputarlas directamente al Anexo 1 desde la Agenda, como trabajo del profesional de inmigración y ciudadanía imputable al FSE, si procede. En la tarea podremos seleccionar el tipo de acción (preparación de los cursos, gestión burocrática, desplazamientos a las sesiones formativas,…) y la fecha y las horas dedicadas.
Explotación de los datos del módulo de Inmigración y Ciudadanía
Dentro del apartado de explotación encontraremos los listados de los que ya se disponía en las versiones anteriores y la generación de los Anexos 1, 2, 3 y 4 con todos los datos registrados en el nuevo módulo.
También se han añadido otros listados que permiten una gestión de los profesionales más ágil, ya que les permite ver rápidamente qué personas tienen o no asignadas formaciones, con filtro de tiempo.
